Caso studio — Gestionale su misura
Joker Service:
dal preventivo al cantiere,
senza carta in mezzo.
Un gestionale su misura per un'azienda di noleggio e movimentazione: preventivi firmati online, DDT generati da soli, mezzi che non si prenotano due volte e permessi che si ricordano da soli.
01Il punto di partenza
Funzionava, finché le commesse erano poche.
Joker Service gestiva il lavoro come lo gestiscono quasi tutte le aziende della sua dimensione: preventivi in Word, DDT ricopiati a mano, il calendario dei cantieri su un foglio condiviso, le ore dei dipendenti su un quaderno.
Poi sono arrivati i problemi veri, quelli che costano:
- lo stesso mezzo promesso a due cantieri nello stesso giorno, scoperto la mattina stessa;
- un'occupazione di suolo pubblico chiesta in ritardo, e un cantiere fermo con la squadra già sul posto;
- preventivi accettati a voce, senza niente in mano se il cliente cambia idea;
- ore di lavoro ricostruite a fine mese a memoria.
Nessuno di questi è un problema informatico. Sono tutti problemi di soldi.
02Cosa abbiamo costruito
Un gestionale unico, da computer e da telefono.
Dodici moduli che si parlano fra loro. Questi sono quelli che hanno cambiato di più il lavoro di ogni giorno.
01
Preventivi che si chiudono da soli
Si compila il preventivo scegliendo dal catalogo articoli, con sconti per riga e IVA calcolata. Il PDF esce pronto. Il cliente riceve un link, apre una pagina dedicata e accetta firmando col dito. Data e firma restano conservate.
02
Il DDT non si scrive più
Appena il cliente accetta, il documento di trasporto viene generato e agganciato al lavoro in calendario. Nessuno lo ricopia, nessuno sbaglia un numero.
03
I mezzi non si prenotano due volte
I veicoli sono organizzati in gruppi: motrici, rimorchi, furgoni. Quando pianifichi un lavoro chiedi "una motrice" e il sistema assegna quella libera in quella fascia oraria. Se provi a usare un mezzo già impegnato, ti dice con quale cantiere sei in conflitto.
04
I permessi si ricordano da soli
Per ogni pratica (occupazione, cartelli, autorizzazioni) si indica la scadenza e con quanto preavviso avvisare: tre settimane per un'occupazione di suolo, tre giorni per i cartelli. Ogni mattina arriva una mail con le pratiche da fare, quelle in ritardo in cima.
05
Le ore si registrano dove si lavora
I dipendenti timbrano dal telefono. La posizione viene verificata rispetto al magazzino o al cantiere e l'orario lo mette il server, non il telefono. Chi gestisce vede subito le timbrature fuori area.
06
Il calendario dice tutto a colpo d'occhio
Ogni lavoro è un blocco colorato: viola se c'è un anticipo da incassare, rosso se c'è un'occupazione di suolo, marrone se ci sono entrambi. Mezzo, squadra, indirizzo e pratiche mancanti sono già in vista.
03Tre scelte che fanno la differenza
I dettagli che proteggono l'azienda.
- Un preventivo ristampato è identico a quello firmato. Ogni documento conserva le condizioni con cui è stato scritto. Correggere un refuso nelle condizioni generali non riscrive i preventivi già inviati: quello che il cliente ha in mano resta quello che ha accettato. È una tutela legale, e la maggior parte dei gestionali non ce l'ha.
- Si legge anche al sole. L'interfaccia è pensata per chi la usa otto ore in ufficio e per chi la apre col telefono in cantiere a mezzogiorno. Ogni combinazione di colori è stata misurata: nessun testo sotto la soglia di leggibilità, nessun contrasto che stanca la vista.
- Continua a funzionare. 124 test automatici girano a ogni modifica e verificano i casi che fanno danno: che un mezzo non finisca su due cantieri, che un preventivo accettato e poi corretto avvisi il cliente, che le pratiche in ritardo non smettano di comparire. Una nuova funzione non può rompere i dati esistenti.
04Il risultato
Meno carta, meno imprevisti, più ore per lavorare.
100 ore al mese
di lavoro recuperate ogni mese.
Pratiche in tempo
Gli avvisi ricordano permessi e pratiche giusto in tempo, prima che fermino un cantiere.
«Assurdo che mi trovi la soluzione solo spiegandoti il processo che faccio, senza dirti cosa mi dà fastidio. Ti assumerei!»
Joker Service
Per i curiosi — Sotto il cofano
Tre livelli di accesso (amministratore, gestore, operatore) con permessi verificati sul server. Generazione PDF, invio email, geolocalizzazione, ricerca automatica dei dati aziendali da Partita IVA. Le modifiche al database sono versionate e applicate in automatico. Circa 14.800 righe di codice scritto su misura, nessun abbonamento a piattaforme di terzi.